Envía mensajes desde el CRM de QrX: correo, buzón de ventas y envío masivo
Puedes escribir a una persona directamente desde el CRM. El mensaje sale a través del Centro de mensajes de QrX, así que la conversación, las respuestas y el historial quedan en un solo lugar y aparecen en la cronología de la persona. Este artículo explica qué puedes enviar, qué remitente se usa, cómo una persona desconocida que te escribe se convierte en un lead, cómo enviar a muchas personas y qué necesitan los SMS y WhatsApp. Es para los usuarios y administradores del CRM.
Qué envía el CRM
Correo a una persona: haz clic en Mensaje en la página de la persona o en una fila de la lista de Personas. En la página de una empresa haz clic en Enviar un mensaje a una persona de esta empresa y elige la persona.
Correo a muchas personas: selecciona personas en la lista y haz clic en Enviar mensaje (envío masivo). Cada persona recibe su propia conversación independiente. No es un boletín.
SMS y WhatsApp: el editor del CRM y el envío masivo no envían textos. Consulta "SMS y WhatsApp" más abajo.
Qué necesitas
Tu rol necesita Editar registros de CRM más estos ajustes del Centro de mensajes: Ver centro de mensajes, Crear conversaciones, Responder a conversaciones, Gestionar participantes y Enviar correos a personas externas en conversaciones. Si falta uno, el botón aparece en gris y la pista nombra los ajustes que faltan. La persona necesita una dirección de correo electrónico. El envío masivo también necesita un plan con acciones masivas (Starter o superior). La organización necesita al menos una dirección de soporte configurada en el Centro de mensajes.
Escribe a una persona
Haz clic en Mensaje.
Comprueba De (el remitente) y Para (la dirección de correo electrónico principal de la persona).
Escribe un Asunto (200 caracteres como máximo) y un Mensaje (texto sin formato, 20.000 caracteres como máximo).
Opcional: Insertar una variable añade Nombre, Apellidos, Nombre de la empresa o Nombre del responsable en el cursor. Insertar una plantilla abre el selector de plantillas del Centro de mensajes; escribir / en el asunto o en el mensaje también encuentra una plantilla. Las variables de las plantillas del Centro de mensajes no se rellenan aquí, solo las variables del CRM.
Haz clic en Enviar. El mensaje Mensaje enviado a NOMBRE ofrece Abrir conversación.
Las respuestas llegan al Centro de mensajes y aparecen en la cronología de la persona (marcadas como Recibido o Enviado, con el nombre del buzón). No se puede enviar correo a un contacto que se dio de baja o cuya dirección rebotó, ni enviar mensajes a un contacto archivado.
El remitente y la identidad del buzón
La lista De muestra tus buzones. Cada uno muestra cómo aparece al destinatario: su propia dirección cuando la configuraste y el dominio del canal de venta está verificado; si no, "NOMBRE DEL REMITENTE a través de QrX". Si tu organización tiene un buzón de Ventas, se selecciona de forma predeterminada y no se ofrece la dirección de soporte predeterminada. Sin buzón de ventas, la opción es la Dirección de soporte predeterminada, la dirección de soporte de tu organización.
Para crear un buzón abre Configuración > Centro de mensajes > Soporte > Buzones y haz clic en Añadir buzón. Necesitas el permiso de rol Gestionar el enrutamiento del soporte al consumidor. Rellena el Nombre, el Propósito (Ventas o un propósito personalizado), el Canal de venta, el Nombre del remitente y, opcionalmente, la primera parte de tu propia dirección. Solo se permite un buzón por propósito y canal, y el canal ya debe tener su dirección de soporte predeterminada. QrX da al buzón su propia dirección de entrada, a la que pueden escribir los clientes; puedes copiarla de la tabla y no se puede cambiar. Un buzón se puede desactivar: deja de recibir correo nuevo y sus conversaciones se quedan.
Tu propia dirección. Un administrador puede darte un buzón personal: en Buzones haz clic en Añadir buzón y elige tu nombre en Buzón personal de, por ejemplo [email protected]. Solo tú puedes enviar desde él y solo tú lo ves en la lista De. Si tienes uno, se selecciona por defecto cada vez que haces clic en Mensaje, y las personas que escriben a ese buzón pasan a ser tus personas en el CRM. La dirección se usa cuando el dominio del canal de venta está verificado; hasta entonces el correo sale como «TU NOMBRE via QrX». Cada persona puede tener un buzón personal por canal de venta.
Cómo un remitente desconocido se convierte en un lead
Para cada buzón eliges Qué ocurre con el remitente:
No usar el CRM: las conversaciones permanecen solo en el Centro de mensajes.
Vincular a una persona existente: si la dirección de correo electrónico del remitente ya es una persona de tu CRM, la conversación se vincula con ella. No se crea a nadie nuevo.
Vincular o crear una persona: como arriba, y cuando el remitente es desconocido se crea una persona nueva a partir del correo, con la etapa del ciclo de vida que elijas para las personas nuevas (Lead si no eliges ninguna), un responsable según lo fijado en Responsable de las personas nuevas (Rotar entre el grupo predeterminado, Un usuario fijo o Sin responsable) y el origen fijado en correo entrante. Si el dominio del remitente pertenece a una de tus empresas, la persona se vincula a esa empresa.
Vincular o crear una persona y un negocio: como arriba, y la conversación se une al negocio abierto de la persona en el embudo elegido, o se abre un negocio nuevo en su primera etapa. Esto requiere un plan con negocios.
La misma opción existe para la dirección de soporte predeterminada de cada canal de venta, arriba en la página de Buzones, en Dirección de soporte predeterminada; un canal sin una opción solo vincula a personas existentes. No se crea una persona nueva cuando se alcanza el límite de personas de tu plan, o cuando la persona se borró con la opción de bloqueo. En esos casos la conversación nunca se pierde.
Envía a muchas personas (envío masivo)
En la lista de Personas, marca personas o usa Seleccionar todas las filas cargadas y Seleccionar los N coincidentes.
Haz clic en Enviar mensaje en la barra. Se abre la hoja Enviar un mensaje a muchas personas con De, Para (el número de personas), Asunto y Mensaje. La línea "N de M enviados hoy" muestra tu límite diario.
Haz clic en Iniciar envío. Los mensajes salen en pequeños lotes mientras la hoja está abierta, con una barra de progreso. Puedes Pausar, Reanudar o Cancelar envío. Las personas que ya recibieron el mensaje lo conservan.
Cerrar la hoja pausa el envío. Una franja sobre la lista de Personas dice "Hay un envío de mensajes sin terminar" y ofrece Reanudar el envío. Solo la persona que inició el envío, o un usuario con Gestionar los ajustes del CRM, puede continuarlo. Un envío abarca como máximo 5.000 personas.
Personas no alcanzadas muestra a quién se omitió y por qué: Sin dirección de correo, Dado de baja o rebotado, Contacto archivado, Rechazado por el Centro de mensajes o La persona ya no existe.
Límite diario
El envío masivo tiene un tope diario según el plan: Free 0, Starter 50, Team 200, Business 1.000, Enterprise ilimitado. El recuento abarca las conversaciones abiertas por envíos masivos desde la medianoche UTC; los mensajes individuales del editor no cuentan. Cuando se alcanza el límite, el mensaje dice "Se alcanzó el límite diario de envíos" y las personas restantes quedan en cola; el envío puede continuar al día siguiente o con un plan superior.
SMS y WhatsApp
El CRM solo envía correo. Los SMS y WhatsApp forman parte del Centro de mensajes y solo funcionan dentro de una conversación que pertenece a un pedido, para un cliente que hizo un pedido. Por eso solo se puede enviar textos a las personas con una conversación de pedido, y a todas las demás, como un lead que nunca pidió, solo se les puede llegar por correo. En la página de la persona, la tarjeta Comprador vinculado muestra su consentimiento de SMS y WhatsApp (Permitido, Baja, Suscrito o Aún sin respuesta).
Problemas frecuentes
El botón Mensaje aparece en gris. La persona no tiene dirección de correo electrónico, o te falta un permiso. Pasa el cursor por encima del botón.
Aún no hay ninguna dirección de soporte configurada. Pide a un administrador que configure un buzón en los ajustes del Centro de mensajes.
Este buzón ya no existe. Elige otro remitente en De.
Este contacto se dio de baja o su dirección rebotó. No se le puede enviar ningún correo.
El Centro de mensajes no aceptó este mensaje. El mensaje muestra el motivo; si se creó la conversación, Abrir conversación la muestra.
El envío masivo de mensajes aún no está activado para tu cuenta. Contacta con el soporte de QrX.
Solo la persona que inició este envío puede continuarlo. Pídeselo a esa persona, o a un usuario con Gestionar los ajustes del CRM.
Un remitente nuevo no se convirtió en lead. Revisa el ajuste del buzón Qué ocurre con el remitente, el límite de personas de tu plan, y si la conversación llegó por la dirección de entrada del buzón.
Si el problema continúa, contacta con el soporte de QrX e indica de qué mensaje o buzón se trata.