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Importa personas y empresas, y combina duplicados en el CRM de QrX

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Escrito por Hayko

Importa personas y empresas, y combina duplicados en el CRM de QrX

Importar desde texto

La vista previa reconoce nombres en encabezados To/Cc y comprueba automáticamente los dominios de correo. Una coincidencia exacta única selecciona la empresa existente y muestra sus personas debajo. Si hay varias, debes elegir. Para un dominio desconocido, introduce el nombre de la empresa u omítela. No se crea nada sin aprobación.

Pega una firma o datos de contacto. Revisa cada propuesta antes de aprobar la creación. No se utiliza ningún servicio de IA.

Revisa nombres, asociaciones y notas. Solo se guardarán los campos editables de abajo.

  1. Subir archivo de texto

  2. Comprobar duplicados

  3. Elegir una acción

  4. Aprobar y crear

Importa un máximo de 50 registros a la vez.

Usa un máximo de 100.000 caracteres.

Se han creado los registros aprobados. Los existentes no han cambiado.

La creación ha comenzado. Reintentar conserva los registros completados y continúa el trabajo pendiente. Mantén esta página abierta hasta terminar.

Este artículo explica cómo traer personas o empresas al CRM de QrX desde un archivo CSV, y cómo combinar personas duplicadas en un solo registro. Es para los usuarios del CRM cuyo rol tiene el permiso adecuado y cuyo plan incluye la función.

Qué necesitas

  • Importar: el permiso de rol Importar al CRM y el plan Starter o superior.

  • Combinar duplicados: el permiso de rol Eliminar y combinar registros de CRM y el plan Starter o superior.

  • El número de personas también está limitado por plan (Free 1.000, Starter 25.000, Team 100.000, Business y Enterprise ilimitado).

Importa un archivo CSV

Abre CRM > Personas y haz clic en el icono de subida (Importar personas). La página de importación en https://portal.qr-x.app/crm/import tiene cuatro pasos: Archivo, Asignar columnas, Revisión y Resultado. No se guarda nada antes del último paso.

Paso 1: Elige un archivo

  1. Elige Personas o Empresas.

  2. Suelta un archivo CSV en la página o haz clic en Elegir un archivo, y después haz clic en Siguiente.

La primera línea debe contener los nombres de las columnas. Un archivo puede tener hasta 5.000 filas y 5 MB. Funcionan archivos separados por comas, punto y coma o tabuladores. El archivo se lee en tu navegador y solo se envían las filas que confirmes. Los archivos más grandes hay que dividirlos.

Paso 2: Asigna las columnas

Para cada campo elige la columna de tu archivo que lo rellena, o deja No importar. La tabla muestra la primera fila para que compruebes la asignación.

  • Campos de Personas: Nombre, Apellidos, Dirección de correo electrónico, Número de teléfono, Cargo, Nombre de la empresa, País, Idioma y Etiquetas (separadas por comas). Debes asignar al menos una dirección de correo electrónico, un número de teléfono o un nombre.

  • Campos de Empresas: Nombre de la empresa, Dominio, Número de IVA, Número de registro mercantil, Ciudad, País, Sector, Sitio web y Etiquetas (separadas por comas). El nombre de la empresa es obligatorio.

Un nombre de empresa en la fila de una persona vincula a la persona con esa empresa, y crea la empresa si no existe. Las etiquetas que aún no existen se crean; una fila puede llevar hasta 10 etiquetas. Usa el formato internacional para los números de teléfono, por ejemplo +31612345678.

En Cuando una persona o empresa ya existe elige:

  • Omitir y conservar lo que hay: los registros existentes no se tocan.

  • Actualizar con el archivo: para las personas, emparejadas por dirección de correo electrónico, los campos vacíos se rellenan con los del archivo y se añaden las etiquetas. Los valores que ya están rellenados no se sobrescriben.

Las empresas que ya existen, emparejadas por nombre, siempre se omiten. Haz clic en Revisar el archivo.

Paso 3: Revisa antes de importar

La revisión no importa nada. Ves Filas del archivo, Listas para importar, Ya existen o se repiten y Con un problema, además de una lista de los primeros problemas con sus números de fila (la línea de encabezado no se cuenta). Problemas típicos:

  • La dirección de correo electrónico no es válida.

  • El número de teléfono no es válido. Usa el formato internacional.

  • La fila no tiene nombre, dirección de correo electrónico ni número de teléfono.

  • La misma dirección de correo electrónico aparece antes en el archivo.

  • El nombre de la empresa está vacío.

Las filas con problemas se omiten y el resto se añade. Haz clic en Importar N filas para continuar, o vuelve atrás y corrige el archivo.

Paso 4: El resultado

Ves Añadidos, Actualizados, Omitidos y Fallidos. Los archivos de hasta 500 filas se importan de una vez. Un archivo más grande se importa en segundo plano mediante el worker de CRM: el estado dice primero Esperando al worker de CRM y después muestra el avance. Puedes salir de la página; el resultado queda en Importaciones anteriores, donde cada importación muestra su estado (No iniciada, Esperando al worker de CRM, En curso, Completada, Fallida o Cancelada), los recuentos y la fecha. Haz clic en Descargar problemas para obtener los números de fila y los motivos de las filas omitidas y fallidas. Las personas importadas muestran Añadida por importación de archivo en su cronología.

Combina personas duplicadas

Combinar junta varios registros de la misma persona en uno. Está disponible para personas, no para empresas.

  1. Abre la persona que quieres conservar y haz clic en el icono Combinar duplicados de arriba a la derecha.

  2. En Posibles duplicados marca las personas que quieras combinar con esta. QrX sugiere personas con el mismo nombre o uno muy parecido. Para añadir a otra persona usa Buscar otra persona y busca por nombre, correo electrónico o teléfono. Puedes combinar hasta 5 personas en una a la vez.

  3. En ¿Qué registro permanece? elige el registro que se conserva.

  4. En ¿Qué valores conservas? elige un valor para cada campo en el que los registros difieran: nombre, apellidos, cargo, empresa, etapa del ciclo de vida, responsable, idioma y país. Los campos vacíos se rellenan con los de los otros registros.

  5. Revisa Qué pasa a la persona que permanece: direcciones de correo electrónico, números de teléfono, etiquetas, notas, pedidos y conversaciones. La actividad y los totales de pedidos se suman, y los duplicados de la misma dirección de correo electrónico, teléfono o etiqueta aparecen una sola vez.

  6. Haz clic en Combinar N registros y confirma. Los registros combinados se eliminan y todo pasa al que permanece. No se puede deshacer.

Después de combinar, la cronología de la persona que permanece muestra cuántos registros duplicados se combinaron con ella. El enlace de un registro combinado abre a la persona que permanece. Una foto de perfil que falte se toma del registro combinado.

Problemas frecuentes

  • No veo el icono de importación. Necesitas Importar al CRM.

  • El archivo se rechaza. Es mayor de 5 MB, tiene más de 5.000 filas, no tiene línea de encabezado o no se puede leer como CSV. Divídelo o corrígelo.

  • Asigna al menos una dirección de correo electrónico, un número de teléfono o un nombre. Asigna una de esas columnas para las personas.

  • La importación se detuvo antes de terminar. Se alcanzó el límite de personas del plan. Las filas contadas en el resultado se procesaron. Mejora el plan y después importa las filas restantes.

  • Se omiten muchas filas. Ya existen, se repiten en el archivo o tienen un problema. Descarga los problemas para ver cada motivo.

  • Mi importación grande no ha empezado. Espera en la cola hasta que el worker de CRM la recoja. Puedes salir de la página y revisar Importaciones anteriores más tarde.

  • No hay icono de Combinar duplicados. Necesitas Eliminar y combinar registros de CRM y un plan con la combinación.

  • No se pueden combinar estos registros. Elige entre 1 y 5 personas más para combinar con la que permanece.

Si el problema continúa, contacta con el soporte de QrX e indica el nombre del archivo y el estado que aparece en Importaciones anteriores.

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