Listas de preparación automáticas
Con las listas de preparación automáticas, QrX crea por sí mismo las listas de preparación de un almacén en cuanto los pedidos están listos: al momento, por lotes, a horas fijas o de forma continua para que los preparadores nunca esperen. Prepara primero los pedidos de la próxima recogida del transportista, ajusta cada lista a un carro de preparación y se frena cuando la estación de embalaje tiene suficiente trabajo. Usted decide por almacén si las listas se crean a mano o automáticamente, y las reglas (sus preajustes de lote) deciden qué pedidos van juntos y cuándo. Las listas de preparación automáticas forman parte de QrX WMS.
Para quién es
Comercios y socios de fulfilment que preparan muchos pedidos al día y no quieren que alguien cree las listas a mano.
Jefes de equipo que quieren oleadas de preparación fijas, por ejemplo a las 09:00, 12:00 y 15:00 en días laborables, u oleadas que terminen a tiempo para la recogida del transportista.
Socios de fulfilment que preparan para varios comercios y quieren repartir la capacidad de preparación de forma justa entre ellos.
Qué necesita
La estación de embalaje y las listas de preparación (consulte "Estación de embalaje y listas de preparación").
El control de stock en Stock simple o WMS completo en Configuración > Almacén > Stock. Las listas automáticas necesitan saber qué pedidos están en stock.
Un plan de QrX que incluya listas de preparación automáticas. Configuración > Facturación > Plans muestra lo que incluye su plan. Si no están disponibles, los ajustes del almacén indican "Las listas de preparación automáticas no están disponibles". Contacte con el soporte de QrX si quiere usarlas.
Dónde encontrarlo
Configuración > Almacén > Almacenes, abra un almacén, pestaña Listas de preparación: elija cómo se crean las listas (Manual o Automática), póngalas en pausa y configure la tarjeta Planificación, freno y cuotas. Los iconos de esta pestaña abren las reglas, el historial de ejecuciones, las recogidas de transportistas y la consola.
El mismo almacén, pestaña Canales: la columna Listas de preparación automáticas activa o desactiva las listas automáticas por canal de venta.
Configuración > Almacén > Preajustes de lote, o Almacén > Listas de preparación y luego Preajustes: las reglas. Cada regla tiene una sección Automatización.
Configuración > Almacén > Carros de preparación y Configuración > Almacén > Recogidas de transportistas: sus carros de preparación y las horas de recogida de sus transportistas.
Almacén > Listas de preparación: el botón Dame trabajo, y el icono Listas de preparación automáticas arriba para el historial de ejecuciones y el registro de auditoría. Desde allí, el icono del indicador abre la Consola de listas de preparación automáticas y la consola abre la Simulación.
Almacén > Panel: las tarjetas Recogidas de transportistas y Listas de preparación automáticas, últimos 7 días.
En Transacciones con un pedido abierto, o en la estación de embalaje en la cola, el icono ¿Por qué no está en una lista de preparación automática?: por qué un pedido se recoge o no.
Paso 1: ponga un almacén en Automática
Abra Configuración > Almacén > Almacenes y abra el almacén.
Abra la pestaña Listas de preparación. En Las listas de preparación se crean elija Automática.
Manual: las personas crean las listas a mano o desde un preajuste. Las reglas con activador no se ejecutan.
Automática: las reglas de este almacén crean las listas en cuanto los pedidos están listos.
Para detener las ejecuciones automáticas un tiempo, active Pausar las listas de preparación automáticas. Mientras el almacén está en pausa, ninguna regla de este almacén crea listas; a mano se pueden seguir creando.
El modo Automática necesita el control de stock. Sin él verá "Activa primero el control de stock. Las listas de preparación automáticas necesitan saber qué hay en stock."
Paso 2: elija los canales de venta
En la pestaña Canales del almacén, cada canal que envía desde este almacén tiene un interruptor en la columna Listas de preparación automáticas. Está activado por defecto. Desactive un canal cuando sus pedidos deban seguir preparándose a mano. El cambio se guarda al momento.
Paso 3: dé un activador a una regla
Una regla es un preajuste de lote con activador. Abra el preajuste (o haga clic en Nuevo preajuste), elija su Almacén y rellene la sección Automatización:
Activador:
Ninguno: el preajuste solo se ejecuta cuando alguien lo inicia, como antes.
Inmediato: cada pedido listo recibe una lista de preparación al momento.
Lote automático: espera a que haya suficientes pedidos listos o a que el pedido listo más antiguo haya esperado lo suficiente, y luego crea las listas. Rellene Lanzar al llegar a estos pedidos (1 a 500), O después de estos minutos (1 a 1440, contados desde el pedido listo más antiguo), o ambos. Cuando sus transportistas tienen horas de recogida (vea el paso 5), una regla de Lote automático también lanza una última ola a tiempo antes de cada recogida, aunque todavía no haya llegado a su número de pedidos.
Programado: crea las listas a Horas fijas (hasta 48) en los Días que elija. Las horas son la hora local del almacén, en la zona horaria del almacén; QrX gestiona el horario de verano e invierno por usted.
Continuo: mantiene algunas listas de preparación listas para iniciar. Cuando un preparador inicia una, se crea la siguiente. Listas de preparación listas para iniciar (1 a 20) indica cuántas esperan; vacío significa 2.
Prioridad (0 a 1000, por defecto 100): cuando varias reglas coinciden con el mismo pedido, va primero el número más bajo. Con el mismo número, va primero la regla más antigua.
Solo estos canales y Nunca estos canales (hasta 50 canales cada uno): limitan la regla a algunos canales de venta. Vacío significa todos los canales. Estos filtros también se aplican cuando ejecuta el preajuste a mano.
Carro: el carro de preparación de esta regla (vea el paso 4). Una lista de preparación automática nunca toma más pedidos, volumen o peso de lo que cabe en el carro. Sin carro significa el máximo de pedidos de esta regla.
Cuando falta stock en una ubicación de preparación: Tomar de la reserva (por defecto: el preparador toma las unidades que faltan de la ubicación de reserva como parada extra) o Esperar la reposición (el pedido espera hasta que se reponga la ubicación de preparación).
Los demás filtros del preajuste (zonas, etiquetas, países, métodos de envío, pedidos de uno o varios artículos, máximo de pedidos por lista, máximo de listas por ejecución, contenedores libres) funcionan igual que en una ejecución manual. Una regla con activador necesita un almacén: "Una regla con activador necesita un almacén. Elige primero un almacén."
La lista de reglas muestra de cada regla la Próxima ejecución y el Último resultado. Una etiqueta En pausa marca una regla pausada; pase el ratón por encima para ver el motivo cuando QrX la pausó por sí mismo.
Paso 4: añada carros de preparación (opcional)
Un carro fija cuántos pedidos, cuánto volumen y cuánto peso puede tomar una lista de preparación automática. Abra Configuración > Almacén > Carros de preparación y haga clic en Nuevo carro:
Nombre y Almacén (vacío significa que el carro se puede usar en todos los almacenes).
Huecos de contenedor: el número de pedidos que puede tomar una lista de preparación con este carro. Un hueco de contenedor lleva un pedido.
Volumen máx. (litros) y Peso máx. (kg): vacío significa sin límite. Los artículos sin tamaño ni peso solo cuentan como unidades, así que sus pedidos siguen cabiendo por hueco de contenedor, pero el carro puede ir más lleno de lo previsto.
Cada lista de preparación automática va en un contenedor, como antes. Solo se puede eliminar un carro que ninguna regla usa: "Una regla todavía usa este carro. Elige primero otro carro en esa regla."
Paso 5: añada las horas de recogida de sus transportistas (opcional)
Un horario de recogida le dice a QrX cuándo pasa un transportista a recoger por un almacén. Las listas de preparación automáticas preparan entonces primero los pedidos de la próxima recogida y lanzan una última ola a tiempo. Abra Configuración > Almacén > Recogidas de transportistas (o el icono del camión en la pestaña Listas de preparación del almacén) y haga clic en Nuevo horario de recogida:
El Almacén, el Transportista y, si quiere, un Método de envío. Vacío significa todos los métodos de este transportista; un horario para un método tiene prioridad sobre el horario del transportista. Un almacén tiene un horario por transportista y método de envío.
Los Días y las Horas de recogida (1 a 12), en la hora local del almacén.
Margen antes de la recogida (minutos): los pedidos deben estar embalados este tiempo antes de la recogida (0 a 480, por defecto 30).
Días sin recogida: haga clic en Añadir día para festivos y otros días en que el transportista no pasa.
Activo: desactivado significa que este horario se ignora.
Cada pedido listo recibe un plazo de envío: la próxima recogida de su transportista menos el margen. Sin horario, QrX usa la hora límite de envío del horario de apertura del almacén; para los pedidos que prepara para otro comercio, cuenta primero la hora límite acordada con ese comercio. Un pedido sin ninguno de estos datos no tiene plazo de envío.
Paso 6: planificación, freno y cuotas (opcional)
En la pestaña Listas de preparación del almacén, la tarjeta Planificación, freno y cuotas define cuánto tardan la preparación y el embalaje, cómo se agrupan los pedidos, cuándo se pausan las listas automáticas por la estación de embalaje y la parte de cada comercio. Los campos vacíos usan el valor predeterminado de QrX o significan desactivado.
Estimaciones de tiempo (segundos): Preparación, por parada (1 a 3600), Preparación, por unidad (0 a 3600) y Embalaje, por pedido (1 a 7200). Se usan para el tiempo de preparación previsto y para iniciar a tiempo la última ola antes de una recogida.
Pesos de agrupación: Distancia a pie, Paradas, Líneas de pedido y Recogida del transportista (0 a 1000). Un peso más alto hace que ese factor cuente más al juntar pedidos en una lista.
Freno por carga de embalaje: Frenar al llegar a estos pedidos pendientes de embalar y O al llegar a estos minutos de trabajo de embalaje. Mientras el freno está activo, no se crea ninguna lista de preparación automática nueva. Dame trabajo sigue repartiendo las listas que existen, y la última ola antes de una recogida del transportista nunca se retiene.
Cuotas por comerciante (solo cuando prepara pedidos para otros comercios): haga clic en Añadir cuota, elija el comercio y defina su Prioridad (0 a 1000, el más bajo va primero) y su Parte máx. (%). Una parte máxima evita que un solo comercio llene toda una ejecución. Los comercios sin cuota se reparten el resto. Un comercio puede tener una cuota por almacén.
Reglas para varios comercios (socios de fulfilment)
Si gestionas pedidos de otros comercios, el campo Comercio de un preajuste tiene tres opciones:
Pedidos propios: solo los pedidos de tu propia cuenta.
Comerciantes elegidos: uno o varios comercios que eliges de la lista. Tus propios pedidos pueden ser uno de ellos.
Todos los comerciantes: tus propios pedidos y todos los comercios para los que haces fulfilment, incluidos los que se añadan más adelante.
Una regla para varios comercios funciona por separado para cada uno. Crea sus propias listas por comercio (los pedidos de dos comercios nunca se mezclan en una lista), Máx. de listas de preparación por ejecución se cuenta por comercio y una cuota de comercio (paso 6) limita solo a ese comercio. Cuando dos reglas coinciden con los pedidos del mismo comercio, el número de prioridad más bajo sigue yendo primero, como en cualquier regla. Un comercio para el que ya no haces fulfilment se omite sin error. Los filtros de etiquetas y la sugerencia de caja solo funcionan para un único propietario, por lo que se desactivan mientras una regla cubre varios comercios.
Cómo se eligen y agrupan los pedidos
Las reglas automáticas toman primero los pedidos urgentes, luego los pedidos con el plazo de envío más próximo y luego los pedidos listos más antiguos. Los pedidos sin plazo de envío van después de todos los que tienen uno.
Los pedidos que comparten productos y están cerca entre sí en el recorrido van en la misma lista de preparación, en la medida en que el carro lo permita. Cada lista de preparación automática recibe sus paradas, su distancia a pie y su tiempo de preparación previstos.
La última ola antes de una recogida solo lanza los pedidos de esa recogida.
Qué hacen distinto las ejecuciones automáticas
Nunca imprimen un documento de preparación. Los preparadores trabajan con la lista en pantalla o en la app de QrX. Puede seguir imprimiendo o abriendo el PDF desde la lista de preparación.
Nunca combinan pedidos ni los dividen. Los pedidos de un canal que combina pedidos del mismo cliente esperan el tiempo de combinación de ese canal y después se preparan por separado. Los detalles de la ejecución y el panel Por qué no indican "Las listas de preparación automáticas nunca combinan pedidos. Este pedido se prepara por separado."
Una lista creada por una regla muestra Automática (nombre de la regla) como creador en Almacén > Listas de preparación.
Solo una ejecución a la vez trabaja en un almacén. Si inicia un preajuste a mano mientras una ejecución automática está en curso en el mismo almacén, verá "Ya hay una ejecución en curso para este almacén. Inténtalo de nuevo en un momento."
El stock se reserva en ubicaciones y lotes igual que en una lista manual. Los pedidos sin stock suficiente esperan y entran en una ejecución posterior.
Dame trabajo
Los preparadores hacen clic en Dame trabajo arriba en Almacén > Listas de preparación para recibir la siguiente lista de preparación, asignada a ellos. Con más de un almacén, primero eligen el Almacén.
Reciben la lista de preparación más antigua que nadie ha iniciado y que no está asignada a nadie, en almacenes Manual y Automática. Se abre al momento.
Cuando no espera ninguna lista de preparación y el almacén está en Automática, QrX crea una nueva con las reglas automáticas.
Cuando el freno por carga de embalaje está activo, no se crea ninguna lista nueva: "El embalaje tiene suficiente trabajo ahora, así que no se crea ninguna lista de preparación nueva." Cuando no hay nada que preparar: "Ahora no hay trabajo de preparación. Inténtalo de nuevo en un momento."
Dame trabajo solo necesita el permiso para usar la estación de embalaje y solo le asigna listas a usted. Para asignar a otras personas sigue haciendo falta el permiso Asignar listas de preparación.
Vista previa de una regla
Haga clic en Vista previa (el icono del ojo) en una regla guardada con activador, en la lista de reglas o en el editor de reglas. No se crea ni se cambia nada. Verá las listas de preparación que la regla crearía ahora (pedidos, líneas, unidades, contenedores, volumen, peso, paradas, distancia a pie, tiempo previsto y carro), el Plazo de envío más próximo de estos pedidos, los pedidos omitidos con su motivo, y notas cuando el activador todavía no lanzaría los pedidos o cuando hay unidades sin tamaño ni peso. Guarde primero la regla para ver la vista previa de sus cambios.
La consola de listas de preparación automáticas
La consola muestra qué espera, qué se está formando por regla y cuánta carga tienen la preparación y el embalaje en un almacén. Ábrala con el icono del indicador en la página del historial de ejecuciones, desde la pestaña Listas de preparación del almacén o con Consola en el panel del almacén. Se actualiza sola.
Las cifras: Listos para preparar, Listas sin iniciar, En preparación, Preparados, sin embalar (con los minutos de trabajo de embalaje) y Próximo plazo de envío.
Cuando el freno por carga de embalaje está activo, un aviso naranja dice "El embalaje tiene suficiente trabajo ahora. Las nuevas listas de preparación automáticas esperan hasta que la estación de embalaje se ponga al día."
En formación por regla: cada regla con activador, sus pedidos en espera, la próxima ejecución y el estado. Lanzar ahora (el icono de enviar) hace que la regla cree ahora sus listas de preparación para como máximo el número de pedidos que introduzca (1 a 500). Pausar y Reanudar funcionan igual que en la lista de reglas.
Pedidos en espera, por motivo: cuántos pedidos listos esperan y por qué.
Simulación: pruebe las reglas con días pasados
Una simulación muestra lo que habrían hecho las reglas actuales en días pasados. No se crea ni se cambia nada. Ábrala con el icono de simulación en la consola, haga clic en Nueva simulación, elija el Primer día y el Último día (hasta 14 días ya pasados, u hoy, en la hora local del almacén) y, si quiere, algunas Reglas, y haga clic en Iniciar simulación. La simulación se ejecuta en segundo plano; solo puede esperar o ejecutarse una simulación por almacén a la vez. Su resultado muestra las listas de preparación, los pedidos, el tiempo previsto, las paradas y la distancia a pie, los pedidos Preparados antes del plazo de envío y Preparados después del plazo de envío, los pedidos Nunca lanzados y las ejecuciones que habrían hecho las reglas. Una simulación fallida se puede iniciar de nuevo, con menos días si sigue fallando.
Resultados en el panel del almacén
Recogidas de transportistas: las próximas recogidas del almacén con los pedidos listos para preparar y los pedidos en listas de preparación de cada una. Una recogida con pedidos que todavía solo están listos se muestra en naranja.
Listas de preparación automáticas, últimos 7 días: listas de preparación, pedidos, tiempo de preparación previsto y real, la parte de los pedidos preparados antes de su plazo de envío, y las listas y pedidos por regla.
Pausar, reanudar y ejecutar ahora
Pausar esta regla: la regla conserva sus ajustes pero no crea listas hasta que la reanude.
Reanudar la regla: la regla vuelve a ejecutarse. Quien la reanuda pasa a ser el usuario en cuyo nombre se ejecuta la regla.
Ejecutar la regla automática ahora: inicia la regla una vez, sea cual sea el horario de su activador, con las mismas reglas que una ejecución automática.
QrX pausa una regla por sí mismo cuando ya no puede ejecutarse con seguridad: las listas automáticas se desactivaron para la cuenta, ya no forman parte del plan, se desactivó el control de stock, se desactivó la estación de embalaje, o el usuario que activó la regla ya no tiene acceso. La regla muestra entonces En pausa con el motivo, y los usuarios que gestionan las listas automáticas reciben una notificación. Corrija la causa y reanude la regla.
Historial de ejecuciones y registro de auditoría
Abra Almacén > Listas de preparación y haga clic en el icono Listas de preparación automáticas.
Ejecuciones: cada ejecución con su regla, activador (Inmediato, Lote automático, Programado, Continuo, Ejecutar ahora, Dame trabajo, Lanzada desde la consola u Ola antes de la recogida), hora de inicio y fin, pedidos recogidos, listas creadas, pedidos omitidos y el resultado: Listas de preparación creadas, Creadas en parte, Nada que preparar, Omitida, había otra ejecución en curso, Omitida, en pausa, Retenida, el embalaje está ocupado o Fallida. Abra una ejecución para ver las listas creadas y los pedidos omitidos con su motivo. Las ejecuciones programadas y Ejecutar ahora siempre aparecen; las demás ejecuciones que no encontraron nada, no.
Registro de auditoría: cada cambio de un ajuste automático, con quién lo hizo y el ajuste antes y después. Los cambios hechos por QrX muestran Sistema.
¿Por qué este pedido no está en una lista automática?
Abra el pedido en Transacciones, o haga clic en la cola de la estación de embalaje en el icono ¿Por qué no está en una lista de preparación automática? de la fila del pedido. QrX muestra "Listo para la próxima ejecución automática." o los motivos, el más importante primero. Los motivos más frecuentes:
Este almacén crea las listas a mano. Póngalo en Automática en los ajustes del almacén.
Las listas automáticas están en pausa para este almacén o esta regla.
El canal de venta de este pedido está desactivado para las listas automáticas.
Todavía no todos los artículos de este pedido están en stock, o los artículos están en más de un almacén.
Un producto de este pedido no está vinculado a un artículo de stock, o una línea tiene una cantidad que no se puede preparar.
Este pedido está retenido, pospuesto, o bloqueado porque la cuenta alcanzó un límite de su plan.
Este pedido aún no tiene método de envío.
Este pedido espera el tiempo de combinación de su canal, para que otros pedidos del mismo comprador aún puedan unirse.
Este pedido ya está en una lista de preparación, o ya está embalado.
El socio de fulfilment de este canal prepara este pedido.
Ninguna regla activa con activador coincide con este pedido. Revise el almacén, los canales y los filtros de sus reglas.
Este pedido espera la ola antes de la recogida de su transportista.
Este pedido no cabe en el carro de la regla (contenedores, volumen o peso).
La ubicación de preparación de un artículo debe reponerse primero desde la reserva (solo para reglas configuradas con Esperar la reposición).
La estación de embalaje tiene suficiente trabajo ahora (el freno por carga de embalaje).
El comercio de este pedido alcanzó su parte de esta ejecución; el pedido entra en una próxima ejecución (una cuota por comerciante).
Permisos
Usar la estación de embalaje: ver los ajustes automáticos, las reglas, los carros, los horarios de recogida, la consola, el historial de ejecuciones y el panel Por qué no, y usar Dame trabajo.
Gestionar listas de preparación automáticas: cambiar un almacén entre Manual y Automática, pausarlo, activar o desactivar canales, fijar el activador, la prioridad, los canales, el carro y la opción de reposición de las reglas, pausar o reanudar reglas, gestionar carros, horarios de recogida y la tarjeta Planificación, freno y cuotas, e iniciar simulaciones.
Ejecutar listas de preparación automáticas: usar Ejecutar la regla automática ahora y Lanzar ahora, y pausar o reanudar reglas.
Los roles que pueden usar la estación de embalaje reciben por defecto los dos permisos de listas de preparación automáticas. Puede cambiarlo por rol en los ajustes de su equipo. Estos ajustes no se pueden cambiar mientras actúa como otro usuario.
Para desarrolladores
Suscríbase al evento de webhook pick_auto/run_completed en Configuración > Avanzado > Webhooks. Se envía cuando termina una ejecución automática, con el id de la ejecución, el almacén, la regla, el activador, la hora de inicio y fin, el resultado, los pedidos recogidos, las listas creadas, los pedidos omitidos y los ids de las listas. No contiene datos de clientes.
Problemas frecuentes y soluciones
No puedo elegir Automática: el control de stock está desactivado, o las listas automáticas no forman parte de su plan. Active Stock simple o WMS completo, o contacte con el soporte de QrX.
Una regla nunca se ejecuta: compruebe que el almacén está en Automática y no en pausa, que la regla tiene activador y almacén y no está en pausa, y que sus canales y filtros coinciden con sus pedidos. Use Vista previa en la regla, o abra un pedido y use Por qué no.
No se crean listas nuevas aunque hay pedidos listos: mire la consola. Si muestra el aviso de freno, ayude en la estación de embalaje o suba el freno por carga de embalaje en la tarjeta Planificación, freno y cuotas.
Los pedidos de la próxima recogida no se prepararon a tiempo: compruebe que el transportista tiene un horario de recogida activo con las horas y el margen correctos, y que las estimaciones de tiempo del almacén se ajustan a su equipo.
"Este almacén ya tiene un horario de recogida para este transportista y este método de envío.": abra el horario existente con el icono del lápiz y edítelo.
"No hay ninguna lista de preparación lista y este almacén no crea listas de preparación automáticamente." (Dame trabajo): el almacén crea las listas a mano. Cámbielo a Automática en Ajustes, Stock, Almacenes, en la tarjeta Listas de preparación automáticas de ese almacén, o cree una lista de preparación a mano desde Transacciones o desde un preajuste.
Las listas no se imprimieron: las ejecuciones automáticas nunca imprimen un documento de preparación. Imprímalo desde la lista si necesita papel.
Dos pedidos del mismo cliente no se combinaron: las listas automáticas nunca combinan pedidos. Combínelos a mano en la estación de embalaje si deben ir en un solo paquete.
Algunas listas no tienen contenedor: no había suficientes contenedores libres; los detalles de la ejecución lo indican.
Una regla aparece En pausa aunque nadie la pausó: QrX la pausó; el motivo aparece en la regla y en el registro de auditoría.
Una regla crea listas para algunos comercios pero no para otros: revisa el campo Comercio de la regla. Con Comerciantes elegidos solo se atiende a los comercios de la lista, y se omite un comercio cuyo acceso de fulfilment ha terminado. Revisa también las retenciones de ese comercio (un pedido retenido por el comercio nunca se prepara) y su cuota de comercio.
Cuándo contactar con nuestro equipo de soporte
Contacte con el soporte de QrX si quiere añadir las listas automáticas a su plan, si las ejecuciones terminan una y otra vez en Fallida, si una simulación falla una y otra vez, o si un pedido queda fuera de todas las ejecuciones aunque Por qué no diga que está listo. Indique el almacén, el nombre de la regla, el número de ejecución si lo hay y el número de pedido.