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Créer une transaction : comment fonctionne cet écran

Saisissez une commande à la main : détails de la commande, adresse du client, lignes de commande et un envoi avec étiquette en option. Vérifiez le coût d’expédition, puis créez la transaction.

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Écrit par Hayko

Créer une transaction : comment fonctionne cet écran

Sur cet écran, vous saisissez une commande à la main : les détails de la commande, le client et son adresse, les produits et, si vous le souhaitez, un envoi avec une étiquette du transporteur. Le Résumé à droite montre ce qui sera créé et ce que coûte l'envoi, avant que vous cliquiez sur le bouton.

Ce que vous voyez sur cet écran

  • La flèche de retour (en haut à gauche, et à nouveau dans le Résumé) : revient à la liste des transactions. Ce que vous avez saisi n'est pas enregistré.

  • Informations sur la commande : le numéro de commande, le canal commerçant, le type de transaction, la langue, la devise et le montant.

  • Coordonnées du client : l'adresse de livraison et, si besoin, une adresse de facturation séparée.

  • Lignes de commande : les produits de la commande.

  • Créer un envoi/une étiquette avec cette transaction : activez cette option pour créer tout de suite un envoi et une étiquette du transporteur.

  • Résumé (à droite) : les totaux, le trajet, le mode de livraison, le coût d'expédition, les options d'impression et le bouton Créer une transaction / un envoi. Il reste visible pendant que vous faites défiler la page.

Les champs marqués d'un * sont obligatoires. Ouvrez cet écran avec Créer une transaction dans le menu ou Nouvelle transaction en haut du portail. Vous ne voyez cet écran et ces boutons que si votre rôle vous permet de créer des transactions.

Informations sur la commande

  • Référence de commande (obligatoire) : votre numéro de commande. Il est affiché pour vous et pour votre client.

  • Référence de commande boutique : le numéro de commande dans votre boutique ou plateforme, s'il est différent. Si une transaction avec la même référence de commande boutique existe déjà dans ce canal, QrX n'en crée pas une deuxième.

  • Canal commerçant (obligatoire) : la boutique ou la marque à laquelle appartient cette commande. QrX retient votre dernier choix. Le canal détermine les modes de livraison, les produits et les contacts enregistrés que vous pouvez choisir.

  • Type de transaction (obligatoire) :

    • Paiement : votre client paie avec QrX à la livraison du colis.

    • Sans paiement : une commande à préparer et à expédier, sans paiement QrX.

    • OTP uniquement : pas de paiement, le client confirme la livraison avec un code à usage unique que QrX envoie à son adresse e-mail.

    • Données uniquement : QrX enregistre seulement les données de la commande.

  • Paramètres régionaux : la langue que QrX utilise pour votre client (messages et pages). Laissez vide pour utiliser la langue par défaut du canal.

  • Devise : pour les adresses en Europe, c'est toujours EUR. Pour les autres pays, vous pouvez aussi choisir USD ou TRY.

  • Montant (obligatoire) : le total de la commande. Il se remplit automatiquement à partir de vos lignes de commande. Si vous saisissez votre propre montant, QrX le conserve.

  • Mode test (interrupteur en haut de la carte) : crée une transaction de test. Les paiements utilisent l'environnement de test du prestataire de paiement et le coût d'expédition n'est pas facturé. Le bouton devient orange et affiche Créer une transaction test. Si le compte transporteur choisi est un compte de test (sandbox), le mode test est activé automatiquement et ne peut pas être désactivé.

Modèles

Un modèle enregistre tout ce que vous avez rempli sur cet écran, pour le réutiliser pour des commandes similaires.

  • Rechercher ou sélectionner un modèle enregistré : choisissez un modèle pour remplir le formulaire avec ses valeurs.

  • Enregistrer comme nouveau modèle (l'icône +) : donnez un nom au modèle et cliquez sur Enregistrer.

  • Écraser avec les valeurs actuelles (l'icône disquette) : remplace le modèle sélectionné par ce qui est à l'écran, après votre confirmation.

  • Gérer les modèles (l'icône document) : recherchez vos modèles, renommez-les (icône crayon) ou supprimez-les (icône corbeille).

Coordonnées du client

  • Recherche d'adresse client : saisissez un e-mail, un nom ou un numéro de téléphone pour retrouver un client de commandes précédentes dans ce canal. Cliquez sur un résultat pour remplir les champs de l'adresse.

  • Adresse de livraison : Prénom, Nom, E-mail, Numéro de téléphone, Entreprise, Numéro de TVA, Ligne d'adresse 1, Ligne d'adresse 2, Numéro de maison, Code postal, Ville, État / Province et Pays. Prénom, Nom, E-mail, Ligne d'adresse 1, Code postal, Ville et Pays sont obligatoires et marqués d'un *. QrX a besoin de l'e-mail pour créer la transaction et pour envoyer des messages à votre client. S'il est vide ou n'est pas une adresse valide, le champ devient rouge et affiche Saisissez une adresse e-mail valide.

  • Type d'adresse de livraison : Résidentiel (un domicile) ou Professionnel. Les transporteurs peuvent appliquer un autre prix pour les adresses de particuliers, choisissez donc le bon type.

  • Facturation identique à l'expédition : activé par défaut. Désactivez-le pour saisir une autre adresse de facturation, avec sa propre recherche.

Lignes de commande

Ajoutez une ligne par produit. Commencez à taper dans Référence ou Nom pour rechercher parmi les produits du canal choisi. Choisissez-en un pour remplir la référence (SKU), le nom et (si le prix est encore 0) le prix.

  • Pays d'origine : le code pays à deux lettres du pays de fabrication du produit, par exemple NL. Utilisé pour la douane.

  • Quantité, Poids (kg), Prix unitaire et Taxe.

  • Ajouter une ligne ajoute un produit. Le X en fin de ligne la supprime.

Chaque ligne doit avoir un nom, et la commande doit avoir au moins une ligne. Sur un écran plus étroit, par exemple un ordinateur portable avec le récapitulatif à côté du formulaire, chaque ligne occupe deux rangées : SKU et nom sur la première, pays d'origine, quantité, poids, prix unitaire et taxe sur la seconde. Sur un écran large, chaque ligne tient sur une seule rangée.

Créer un envoi et une étiquette

Activez Créer un envoi/une étiquette avec cette transaction pour réserver l'envoi auprès du transporteur au moment où la transaction est créée. Remplissez ensuite :

  • Adresse de l'expéditeur : d'où part le colis. Si vous n'en avez qu'une, elle est sélectionnée pour vous.

  • Code SH des colis : le code douanier des marchandises, nécessaire pour les envois hors de l'UE.

  • Mode de livraison : le service du transporteur. La liste est groupée par transporteur. Utilisez la recherche pour trouver un mode. Le mode marqué Par défaut est sélectionné pour vous s'il existe. Le X efface votre choix.

Options de livraison (UPS)

  • Signature à la livraison : Aucune, Signature requise ou Signature adulte.

  • Livraison directe uniquement : le colis va uniquement à l'adresse du client et n'est jamais redirigé vers un point relais.

  • Livraison le samedi : livrer le samedi.

Quand vous expédiez avec UPS via QrX, une signature et Livraison directe uniquement sont toujours activées, car UPS les exige pour le paiement QrX à la livraison ("Exigé par UPS pour le paiement QrX à la livraison").

Colis

  • Nombre de colis : le nombre de colis de l'envoi. Chaque colis a son propre bloc Détails du colis.

  • Poids (kg), Longueur (cm), Largeur (cm) et Hauteur (cm) : les dimensions du colis. Le coût d'expédition en dépend.

  • Valeur en douane : se remplit à partir de vos lignes de commande. Description : un court texte pour le colis.

  • Préréglage de colis : choisissez une taille de carton enregistrée pour remplir le poids et les dimensions. Pour enregistrer les dimensions actuelles comme nouveau préréglage, saisissez un Nom du préréglage et cliquez sur le bouton +. Enregistrer remplace le préréglage sélectionné par les dimensions actuelles, et l'icône corbeille le supprime (les deux demandent une confirmation).

Emballé par un partenaire logistique : lorsqu'un partenaire logistique emballe le canal de vente, aucune étiquette n'est achetée à la création de la transaction. La commande va au poste d'emballage du partenaire, et l'étiquette y est achetée et imprimée lors de l'emballage. Imprimer l'étiquette est ignoré pour ces commandes.

Le Résumé et le coût d'expédition

  • Montant et trois petites tuiles : le nombre d'articles, le nombre de colis et le poids total. Si votre montant diffère des lignes de commande, le Total de la ligne s'affiche en dessous.

  • Le montant couvre l'expédition (vert) ou Le montant est inférieur aux frais d'expédition (rouge) : compare votre montant au coût d'expédition.

  • Trajet : de votre adresse d'expéditeur jusqu'à votre client, avec l'indication Résidentiel ou Professionnel.

  • Mode de livraison : le service choisi et les options de livraison avec lesquelles l'envoi partira.

  • Coût d’expédition : ce que QrX vous facture pour cet envoi, selon vos prix d'expédition. Il se met à jour quand vous modifiez l'adresse ou les colis. Quand le tarif est hors suppléments, vous voyez le Prix de base, la Surcharge carburant et/ou la Surcharge résidentielle, et le Prix final. Les suppléments viennent du tarif actuel du transporteur et sont fixés à la création de l'étiquette.

  • Contrat propre : affiché quand vous expédiez avec votre propre contrat transporteur. QrX crée seulement l'étiquette et ne facture pas de coût d'expédition.

  • Options d'impression : Imprimer l'étiquette et Imprimer le bon de livraison envoient les documents à votre imprimante juste après la création de la transaction (si une imprimante est configurée). QrX retient ces choix. Si l'impression est activée mais qu'aucune imprimante n'est encore configurée, la transaction est quand même créée et un avertissement vous explique pourquoi rien n'a été imprimé : configurez PrintNode et vos imprimantes dans Paramètres, Impression, ou demandez-le à un administrateur.

  • Envoyer les mises à jour de suivi au client : quand cette option est activée, QrX envoie à votre client les mises à jour de suivi de cette commande. Elle reprend d'abord le réglage de votre canal.

Quand l'envoi n'est pas autorisé

La carte du coût devient rouge avec Envoi non autorisé et le bouton de création est désactivé. Les raisons :

  • "Le montant de la transaction doit être supérieur au coût d’expédition." : augmentez le montant.

  • "Aucun prix d’expédition configuré" ou "Envoi non autorisé. Configurez d’abord un prix d’expédition client avant de créer la transaction." : il n'y a pas de prix d'expédition pour ce mode et cette destination. Choisissez un autre mode ou contactez le support QrX pour faire configurer un prix.

  • "Aucun prix d’expédition client valide n’est défini pour cet envoi." : le prix ne couvre pas cet envoi. Choisissez un autre mode ou contactez le support QrX.

  • Une limite de poids (par exemple "Cannot exceed max 30 kg") ou un trajet non autorisé ("This shipping lane is not allowed") : divisez l'envoi, modifiez les colis ou choisissez un autre mode.

En mode test, le coût est affiché à titre indicatif uniquement et n'est pas facturé.

Créer la transaction

  1. Remplissez les Informations sur la commande, les Coordonnées du client et les Lignes de commande.

  2. Si vous voulez une étiquette, activez l'envoi et choisissez l'expéditeur, le mode et les colis.

  3. Vérifiez le Résumé et cliquez sur Créer une transaction / un envoi.

Marchandises dangereuses : quand la commande contient des marchandises dangereuses que le transporteur ou le mode de livraison n'autorise pas, la commande est créée sans étiquette et un message vous le signale. Changez le mode de livraison de la commande dans Transactions (ou faites lever le blocage au poste d'emballage par une personne autorisée), puis créez à nouveau l'étiquette. Ne créez pas la commande une deuxième fois.

Pendant que QrX travaille, vous voyez Création de la transaction. Une fois terminé, vous revenez à la liste des transactions avec le message Transaction créée avec succès, et l'étiquette et le bon de livraison sont imprimés si vous l'avez choisi. Avec le type Paiement, votre client paie avec QrX à la porte lors de la livraison du colis.

Copier une transaction existante

Dans la liste des transactions, ouvrez une transaction et cliquez sur Créer une nouvelle transaction. Cet écran s'ouvre avec les détails de cette transaction déjà remplis et la mention Copie de la transaction en haut. Modifiez ce qu'il faut et créez-la. Le mode test n'est jamais copié. Rien n'est créé tant que vous n'avez pas cliqué sur le bouton de création.

Pour copier une transaction pour un marchand, il faut les droits de consultation et de création et un accès partenaire logistique actif au canal, avec les coordonnées client et les valeurs de commande activées. La nouvelle transaction appartient au marchand. Ses données de facturation et identifiants de paiement ne sont pas copiés. En cas d’erreur, vérifiez cet accès, son expiration et les deux autorisations.

Sur un téléphone ou une tablette

Sur les petits écrans, le formulaire est divisé en cinq étapes : Informations sur la commande, Client, Lignes de commande, Expédition et Vérification. Touchez une étape en haut ou utilisez Continuer en bas. La barre du bas affiche toujours les articles, les colis et le montant. Le bouton de création se trouve à l'étape Vérification.

Conseils et questions fréquentes

  • "Veuillez remplir tous les champs obligatoires" : un champ obligatoire est vide. Les champs vides ont une bordure rouge.

  • "Échec de la création de la transaction : OrderDetails.Email is required." : renseignez l'e-mail du client.

  • "Merchant channel is suspended." : ce canal ne peut pas créer de transactions pour le moment. Contactez le support QrX.

  • "Impossible de charger les détails de la copie de la transaction." : la transaction que vous vouliez copier n'a pas pu être chargée. Revenez en arrière et réessayez.

  • La devise ne peut pas être modifiée : pour les adresses en Europe, la devise est toujours EUR.

  • Le mode test ne peut pas être désactivé : le mode de livraison choisi utilise un compte transporteur de test. Choisissez un mode réel.

  • Aucun coût d'expédition n'apparaît : renseignez l'adresse, le mode de livraison ainsi que le poids et les dimensions de chaque colis. Le coût est alors calculé.

  • "La commande a été créée, mais son étiquette n'a pas été achetée" : la commande contient des marchandises dangereuses que son transporteur ou son mode de livraison n'autorise pas. Ouvrez-la dans Transactions, changez le mode de livraison, puis créez l'étiquette.

  • Besoin d'aide ? Cliquez sur Chat en bas du Centre d'aide.

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