Paramètres du CRM : étapes du cycle de vie, tags, champs personnalisés et accès au CRM
Paramètres > CRM est l'endroit où un administrateur façonne le CRM pour l'équipe : qui peut l'utiliser, quelles étapes du cycle de vie traversent les personnes et les entreprises, quels tags existent et quels champs supplémentaires portent vos fiches. Les pipelines d'affaires, les motifs de perte et les objectifs de vente sont au même endroit et sont expliqués dans l'article sur les affaires et les pipelines. Ouvrez-le sur https://portal.qr-x.app/settings/crm ou allez dans Paramètres > CRM.
Qui peut l'ouvrir
Les onglets Étapes du cycle de vie, Tags, Champs personnalisés, Pipelines, Automatisations et Scoring des leads demandent le paramètre de rôle Gérer les paramètres du CRM ainsi que Consulter le CRM.
Modifier les pipelines demande aussi Gérer les pipelines. Sans lui, vous pouvez les consulter.
Un utilisateur qui n'a que Gérer les rôles ne voit que le panneau Activer le CRM.
Donner l'accès au CRM à votre équipe
Le CRM est facturé par utilisateur. Un utilisateur occupe une licence CRM quand il a un rôle avec des autorisations CRM. Les utilisateurs avec le paramètre Gérer les rôles voient le panneau Activer le CRM en haut. Il montre combien de licences sont utilisées. Sélectionnez Créer les rôles CRM une fois pour créer les rôles CRM sales et CRM manager, puis ajoutez un rôle à vos collègues dans Paramètres > Utilisateurs (ouvrez l’utilisateur et utilisez la section Rôles). CRM sales s’adresse aux commerciaux : ils travaillent avec les personnes, entreprises, affaires, devis, le calendrier et les appels, mais ne peuvent pas modifier les paramètres, supprimer, importer ou exporter des fiches, ni voir les fiches restreintes. CRM manager peut tout faire, y compris les paramètres. Les rôles déjà existants restent inchangés. Si les deux rôles existent, le panneau affiche Ouvrir les rôles. Si la limite de licences de votre offre est atteinte, une invitation à passer à une offre supérieure s’ouvre.
Étapes du cycle de vie
Les étapes du cycle de vie décrivent où en est une personne ou une entreprise dans votre relation. Cinq étapes standard existent : Lead, Prospect, Client, Partenaire et Perdu. Vous pouvez les renommer, vous ne pouvez pas les supprimer, et leur clé reste la même.
Ouvrez l'onglet Étapes du cycle de vie et sélectionnez Nouvelle étape.
Saisissez un Nom de l'étape de 80 caractères au maximum et sélectionnez Enregistrer. QrX crée la clé à partir du nom.
Utilisez Monter et Descendre pour définir l'ordre. Utilisez Modifier pour renommer et Supprimer pour retirer une étape personnalisée.
Une étape encore utilisée par des personnes ou des entreprises ne peut pas être supprimée. Déplacez d'abord ces fiches vers une autre étape.
Tags
Les tags sont des étiquettes pour les personnes, les entreprises et les affaires. Vous pouvez filtrer les listes avec eux et les utiliser dans les règles d'automatisation.
Ouvrez l'onglet Tags et sélectionnez Nouveau tag.
Saisissez un Nom du tag (60 caractères au maximum). Un nom ne peut exister qu'une fois, les majuscules ne comptent pas.
Choisissez une Couleur ou Par défaut et enregistrez.
La colonne Utilisé sur montre combien de fiches ont le tag. Renommer un tag le renomme partout. Supprimer un tag le retire de toutes les fiches qui l'utilisent ; la confirmation indique le nombre. Vous pouvez aussi créer un tag en modifiant une personne ou une affaire.
Champs personnalisés
Les champs personnalisés conservent des informations supplémentaires sur les personnes, les entreprises ou les affaires. Ils sont inclus à partir de l'offre Starter ; avec l'offre gratuite, l'onglet affiche une carte de mise à niveau.
Ouvrez l'onglet Champs personnalisés et choisissez Personnes, Entreprises ou Affaires.
Sélectionnez Nouveau champ.
Saisissez le Libellé (anglais). Sous Libellés dans d'autres langues, vous pouvez ajouter des traductions. Un libellé a 80 caractères au maximum.
Choisissez le Type de champ : Texte, Nombre entier, Nombre décimal, Date, Choix unique, Choix multiple, Oui ou non, ou Adresse web. Choisissez avec soin, le type, la clé et le type d'enregistrement ne peuvent plus être changés ensuite.
Vérifiez la Clé : minuscules, chiffres et tirets bas, en commençant par une lettre, 40 caractères au maximum. Elle est créée à partir du libellé et sert aux imports et à l'API.
Pour Choix unique et Choix multiple, saisissez les Options, une par ligne, 100 au maximum. Il en faut au moins une.
Activez Obligatoire si une fiche ne doit pas être enregistrée tant que le champ est vide. Enregistrez.
Les valeurs se saisissent quand vous modifiez une personne, une entreprise ou une affaire. Utilisez un champ Adresse web pour quelque chose comme un profil LinkedIn. Monter et Descendre changent l'ordre. Supprimer un champ le retire des formulaires et des pages de fiches.
Problèmes courants
« Un tag portant ce nom existe déjà. » Choisissez un autre nom ; les noms de tags ignorent les majuscules.
« La clé du champ n'est pas valide. » Utilisez des minuscules, des chiffres et des tirets bas, en commençant par une lettre.
« Un champ personnalisé avec cette clé existe déjà. » Changez la clé.
« Ajoutez au moins une option pour un champ de sélection. » Saisissez des options, une par ligne.
Une étape ne se supprime pas. Des personnes ou des entreprises l'utilisent encore, ou c'est une étape standard.
L'onglet Champs personnalisés affiche une carte de mise à niveau. Votre offre n'inclut pas les champs personnalisés.
Une erreur de chargement avec Réessayer. Cela ne veut pas dire que vos champs ont été supprimés. Sélectionnez Réessayer.
Je ne vois pas les onglets. Demandez à un administrateur Gérer les paramètres du CRM et Consulter le CRM.
Si quelque chose ne fonctionne toujours pas, contactez l'assistance QrX et indiquez l'onglet et ce que vous avez essayé.