Données douanières et contrôle des marchandises dangereuses sur les expéditions
Quand vous expédiez avec UPS vers un pays hors de l'UE, QrX envoie à UPS les données douanières de chaque ligne de commande pour la facture commerciale : le code SH, le pays d'origine, une description et la valeur. Et chaque fois que QrX achète une étiquette d'expédition, il vérifie d'abord vos règles de marchandises dangereuses, pour qu'un colis contenant des marchandises refusées par le transporteur ne reçoive jamais une étiquette par erreur. Sur votre propre contrat UPS avec un accord UPS pour marchandises dangereuses, QrX déclare aussi les marchandises dangereuses à UPS.
Pour qui
Les marchands qui expédient avec UPS hors de l'UE, par exemple vers le Royaume-Uni, la Suisse, la Norvège ou les États-Unis.
Les marchands et entrepôts qui vendent des articles avec une classe de marchandises dangereuses, comme des batteries au lithium, des aérosols ou des produits inflammables.
Données douanières pour les expéditions UPS hors de l'UE
Pour une étiquette UPS vers un pays hors de l'UE, QrX ajoute une ligne par ligne de commande sur la facture commerciale. Les expéditions au sein de l'UE ne changent pas.
Code SH : le code SH de la ligne de commande (par exemple envoyé par votre boutique ou par l'API). Si la ligne n'en a pas, le Code SH de l'article de stock lié. Si l'article n'en a pas non plus, votre code SH par défaut (voir plus bas). S'il n'y a toujours pas de code, la ligne part sans code et la commande affiche un avertissement. Un code SH manquant ne bloque jamais l'étiquette.
Pays d'origine : celui de la ligne de commande, puis le Pays d'origine de l'article de stock, puis le pays de votre adresse d'expéditeur.
Description : la Description douanière de l'article de stock, sinon le nom du produit, sinon le SKU. Les longues descriptions sont réparties sur 3 lignes de 35 caractères au maximum.
Valeur : la valeur de la ligne telle qu'enregistrée sur la commande, dans la devise de la commande. Les remises sont réparties sur les lignes. Les frais de port sont déclarés à part comme fret.
Les articles gratuits, comme un cadeau ou une ligne entièrement remisée, sont aussi déclarés, au prix de revient de l'article ou au plus petit montant de la devise (par exemple 0,01). La commande affiche un avertissement qui les nomme.
UPS accepte 50 lignes par facture au maximum. Une commande avec plus de lignes reçoit 49 lignes et une dernière ligne "Other goods" avec le reste.
Quand des commandes regroupées dans un même colis ont des devises différentes, QrX envoie une seule ligne de facture générale au lieu d'une ligne par article, et la commande affiche un avertissement. Vérifiez la facture avant le départ du colis.
La description de l'envoi sur l'étiquette est une courte description des marchandises au lieu du texte de paiement.
Aucun Incoterm n'est envoyé.
Renseignez les données douanières de vos articles dans Entrepôt > Stock : ouvrez l'article, carte Données d'expédition, champs Code SH (6 à 12 chiffres, points et espaces acceptés), Pays d'origine et Description douanière. Ces champs ne modifient jamais le prix d'une commande.
Code SH par défaut
La plupart des boutiques vendent un seul type de marchandises. Définissez une fois un code SH par défaut sur la carte Douane de Paramètres > Opérations > Prestataires de services de livraison (6 à 10 chiffres, points et espaces acceptés). QrX l'utilise sur les expéditions UPS hors de l'UE pour chaque ligne sans code SH propre. Laissez-le vide si vos marchandises sont trop différentes. Chaque marchand peut le définir, même sans stock en entrepôt. Pour le modifier, il vous faut l'autorisation Gérer les expéditions.
La facture commerciale imprimée
Pour les trajets qui exigent une facture commerciale, la facture est imprimée avec l'étiquette quand le paramètre UPS Imprimer les documents du transporteur avec les étiquettes (Paramètres > Opérations > Prestataires de services de livraison) est activé. Si vous n'avez jamais modifié ce paramètre et qu'une imprimante pour bordereaux ou documents est configurée, il est activé par défaut pour ces trajets. QrX n'envoie pas la facture par voie électronique (pas de facture sans papier), le colis a donc besoin de la facture imprimée.
Avertissements douaniers sur la commande
Quand une ligne est partie chez UPS sans code SH, la carte d'expédition de la commande dans Transactions affiche : "Douane : ces lignes ont été envoyées à UPS sans code SH." avec les lignes de commande concernées. Ajoutez le code SH à la ligne de commande ou à l'article de stock, ou définissez un code SH par défaut. L'avertissement disparaît quand une étiquette ultérieure de la commande a tous les codes. Un avertissement similaire nomme les articles gratuits déclarés à une valeur symbolique, ou signale qu'un colis de commandes regroupées en devises différentes a reçu une seule ligne de facture générale.
Contrôle des marchandises dangereuses à chaque étiquette
Vos règles de marchandises dangereuses (Paramètres > Entrepôt > Règles de marchandises dangereuses) indiquent quelle classe peut partir avec quel transporteur ou mode d'expédition. Vos propres classes de l'onglet Classes peuvent aussi servir dans les règles. QrX vérifie ces règles chaque fois qu'il achète une étiquette, pas seulement au poste d'emballage :
Créer une commande avec étiquette (dans PortalX ou par l'API) : si la commande contient des marchandises dangereuses que son transporteur ou mode d'expédition n'autorise pas, la commande est créée mais l'étiquette n'est pas achetée. PortalX indique : "La commande a été créée, mais son étiquette n'a pas été achetée : la commande contient des marchandises dangereuses que son transporteur ou son mode d'expédition n'autorise pas." Par l'API, la réponse porte le code d'erreur dangerous_goods_not_allowed.
Étiquettes achetées plus tard et impression depuis la file d'impression : l'étiquette échoue pour la même raison. L'historique d'expédition de la commande affiche "L'étiquette n'a pas été achetée : cette commande contient des marchandises dangereuses que son transporteur ou son mode d'expédition n'autorise pas." Ces étiquettes sont jugées sur les articles de la commande enregistrés en stock. Une commande sans article de stock n'est pas contrôlée ici, comme au poste d'emballage.
Au poste d'emballage : la commande est bloquée quand vous la terminez, comme avant. Une personne avec l'autorisation Emballer sans scanner peut cliquer sur Forcer et écrire une note. Ce forçage vaut pour le même transporteur et le même mode d'expédition, l'étiquette peut donc ensuite être achetée aussi par les autres voies.
Pour débloquer une commande, changez son mode d'expédition pour un mode qui accepte ces marchandises, ou forcez le blocage au poste d'emballage. Une règle pour un mode d'expédition passe avant la règle pour tout le transporteur. Une commande sans mode d'expédition est jugée avec le mode par défaut de son transporteur, sinon avec les règles pour tout le transporteur. Les étiquettes de livraison en interne (In-house delivery) ne sont pas contrôlées. Les règles qui comptent sont celles de qui détient le stock : les vôtres pour votre propre stock, celles du partenaire logistique pour le stock d'un entrepôt partenaire.
Marchandises dangereuses et contrat UPS de QrX
Le contrat UPS de QrX (QrX UPS Payment On Delivery) ne peut pas expédier de marchandises dangereuses. Une commande avec un article qui a une classe de marchandises dangereuses n'obtient jamais d'étiquette sur ce contrat, pour tous les marchands, même sans règle de marchandises dangereuses de votre part et même avec un forçage au poste d'emballage. PortalX et l'historique d'expédition indiquent : "Cette commande contient des marchandises dangereuses. Le contrat UPS de QrX ne peut pas les expédier : choisissez un autre mode d'expédition." Changez le mode d'expédition de la commande, par exemple pour votre propre contrat UPS avec l'accord UPS pour marchandises dangereuses ou pour un autre transporteur, puis recréez l'étiquette. Quand QrX ne peut pas vérifier à ce moment-là si la commande contient des marchandises dangereuses, l'étiquette n'est pas achetée et une nouvelle tentative a lieu automatiquement. Les articles en dropshipping ne sont pas contrôlés ici.
Votre propre contrat UPS : accord UPS pour marchandises dangereuses
Quand votre propre contrat UPS comprend un accord pour les marchandises dangereuses avec UPS, QrX peut déclarer les marchandises dangereuses (par exemple des batteries au lithium) à UPS sur l'étiquette.
Ouvrez Paramètres > Opérations > Prestataires de services de livraison, ouvrez votre propre compte UPS et activez Accord UPS pour marchandises dangereuses. Activez-le seulement quand UPS a confirmé l'accord pour votre compte.
Complétez les données de marchandises dangereuses de chaque article dans Entrepôt > Stock : ouvrez l'article, onglet Stockage et marchandises dangereuses. En plus de la Classe de marchandises dangereuses, du Numéro UN (par exemple UN3481), de la Désignation officielle de transport, du Groupe d'emballage et de la Quantité nette par unité, remplissez la Déclaration UPS de marchandises dangereuses : Niveau de réglementation (LR Faiblement réglementé, EQ Quantité exceptée, LQ Quantité limitée ou FR Entièrement réglementé), Classe ADR (vide utilise la valeur par défaut de la classe de marchandises dangereuses), Type d'emballage et Instruction d'emballage (1 à 4 lettres ou chiffres, par exemple 966 pour des batteries lithium-ion emballées avec un équipement).
Limites de la déclaration :
Les marchandises dangereuses sont déclarées uniquement sur UPS Standard au sein de l'UE (transport routier, ADR). Les autres services UPS sont refusés : "Les marchandises dangereuses UPS ne peuvent être déclarées que sur UPS Standard au sein de l'UE."
Un seul article de marchandises dangereuses par colis et un seul colis par envoi : "Ce colis contient plus d'un article de marchandises dangereuses." Expédiez chaque article de marchandises dangereuses dans son propre colis.
Une étiquette est refusée avant d'arriver chez UPS tant qu'une valeur demandée par UPS manque : "La déclaration UPS de marchandises dangereuses est incomplète pour l'article ...". Complétez l'article, puis recréez l'étiquette.
Quand l'option est désactivée, les commandes avec des marchandises dangereuses sur votre propre contrat UPS suivent vos règles de marchandises dangereuses comme avant, sans déclaration à UPS. Les commandes sans marchandises dangereuses ne sont pas concernées par cette option.
Avertissements au prélèvement
La liste de prélèvement imprimée a une colonne marchandises dangereuses pour les articles et les commandes, et un avertissement en haut quand une commande est bloquée pour son transporteur.
Quand vous créez une liste de prélèvement, QrX indique combien de commandes contiennent des marchandises dangereuses que leur transporteur n'accepte pas. Elles sont prélevées, mais le poste d'emballage les bloque jusqu'à ce que le mode d'expédition change ou qu'une personne force le blocage.
Le prélèvement ne s'arrête jamais à cause de marchandises dangereuses.
Problèmes fréquents et solutions
UPS ou la douane demande un code SH : regardez l'avertissement douanier sur la commande, ajoutez le code SH à l'article de stock ou définissez un code SH par défaut, puis recréez l'étiquette.
La facture commerciale ne s'est pas imprimée : vérifiez qu'une imprimante pour bordereaux ou documents est configurée et que Imprimer les documents du transporteur avec les étiquettes est activé pour votre prestataire UPS.
Une étiquette n'a pas été achetée alors que la commande a été créée : ouvrez l'historique d'expédition de la commande. S'il mentionne des marchandises dangereuses, changez le mode d'expédition ou forcez le blocage au poste d'emballage.
"Cette commande contient des marchandises dangereuses. Le contrat UPS de QrX ne peut pas les expédier" : choisissez un autre mode d'expédition pour la commande. Un forçage au poste d'emballage n'aide pas pour ce contrat.
"La déclaration UPS de marchandises dangereuses est incomplète pour l'article ..." : renseignez les valeurs UPS manquantes de cet article de stock (onglet Stockage et marchandises dangereuses), puis recréez l'étiquette.
Un cadeau gratuit figure sur la facture avec une petite valeur : la douane exige une valeur pour chaque article, QrX déclare donc les articles gratuits au prix de revient ou au plus petit montant.
Quand contacter notre équipe support
Contactez le support QrX si une expédition UPS hors de l'UE est retenue en douane alors que chaque ligne avait un code SH, si une étiquette est refusée pour des marchandises dangereuses que vos règles autorisent (sur un autre contrat que le contrat UPS de QrX), si UPS refuse une déclaration alors que les données de l'article sont complètes, ou s'il manque des lignes sur une facture imprimée. Indiquez le numéro de commande, le numéro de suivi et une capture d'écran de l'avertissement.