Nachrichten aus dem QrX CRM senden: E-Mail, Vertriebspostfach und Massen-Outreach
Sie können einer Person direkt aus dem CRM schreiben. Die Nachricht geht über das QrX Nachrichtencenter hinaus, sodass Konversation, Antworten und Verlauf an einem Ort bleiben und in der Zeitleiste der Person erscheinen. Dieser Artikel erklärt, was Sie senden können, welcher Absender verwendet wird, wie eine unbekannte Person, die Ihnen schreibt, zum Lead wird, wie Sie an viele Personen senden und was Textnachrichten (SMS und WhatsApp) brauchen. Er ist für CRM-Benutzer und Administratoren gedacht.
Was das CRM sendet
E-Mail an eine Person: Klicken Sie auf der Personenseite oder in einer Zeile der Personenliste auf Nachricht. Klicken Sie auf einer Unternehmensseite auf Einer Person in diesem Unternehmen eine Nachricht senden und wählen Sie die Person.
E-Mail an viele Personen: Wählen Sie Personen in der Liste aus und klicken Sie auf Nachricht senden (Massen-Outreach). Jede Person erhält eine eigene, getrennte Konversation. Es ist kein Newsletter.
SMS und WhatsApp: Der CRM-Editor und der Massenversand senden keine Textnachrichten. Siehe „Textnachrichten“ unten.
Was Sie brauchen
Ihre Rolle braucht CRM-Datensätze bearbeiten sowie diese Einstellungen des Nachrichtencenters: Nachrichtenzentrale ansehen, Gespräche erstellen, Auf Gespräche antworten, Gesprächsteilnehmer verwalten und Externe Personen in Unterhaltungen per E-Mail einbeziehen. Fehlt eine, ist die Schaltfläche ausgegraut, und der Hinweis nennt die fehlenden Einstellungen. Eine Person braucht eine E-Mail-Adresse. Massen-Outreach braucht außerdem einen Tarif mit Sammelaktionen (Starter oder höher). Die Organisation braucht mindestens eine im Nachrichtencenter eingerichtete Support-Adresse.
Einer Person schreiben
Klicken Sie auf Nachricht.
Prüfen Sie Von (den Absender) und An (die primäre E-Mail-Adresse der Person).
Geben Sie einen Betreff (höchstens 200 Zeichen) und eine Nachricht ein (reiner Text, höchstens 20.000 Zeichen).
Optional: Eine Variable einfügen fügt an der Cursorposition Vorname, Nachname, Unternehmensname oder Name des Inhabers ein. Vorlage einfügen öffnet die Vorlagenauswahl des Nachrichtencenters. Auch das Tippen von / im Betreff oder in der Nachricht findet eine Vorlage. Variablen der Vorlagen des Nachrichtencenters werden hier nicht ausgefüllt, nur die CRM-Variablen.
Klicken Sie auf Senden. Die Meldung Nachricht an NAME gesendet bietet Konversation öffnen an.
Antworten kommen im Nachrichtencenter an und erscheinen in der Zeitleiste der Person (markiert als Empfangen oder Gesendet, mit dem Postfachnamen). Ein Kontakt, der sich abgemeldet hat oder dessen Adresse nicht zustellbar war, kann nicht per E-Mail angeschrieben werden, und ein archivierter Kontakt kann nicht angeschrieben werden.
Der Absender und die Postfachidentität
Die Liste Von zeigt Ihre Postfächer. Jedes zeigt, wie es beim Empfänger erscheint: mit der eigenen Adresse, wenn Sie eine eingerichtet haben und die Domain des Vertriebskanals verifiziert ist, sonst als „ABSENDERNAME über QrX“. Hat Ihre Organisation ein Postfach Vertrieb, ist es standardmäßig gewählt, und die Standard-Support-Adresse wird nicht angeboten. Ohne Vertriebspostfach ist die Auswahl die Standard-Supportadresse, die Support-Adresse Ihrer Organisation.
Um ein Postfach anzulegen, öffnen Sie Einstellungen > Nachrichtencenter > Support > Postfächer und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Sie brauchen die Rolleneinstellung Routing des Verbrauchersupports verwalten. Füllen Sie den Name, den Zweck (Vertrieb oder einen eigenen Zweck), den Vertriebskanal, den Absendername und optional den ersten Teil Ihrer eigenen Adresse aus. Pro Zweck und Kanal ist nur ein Postfach erlaubt, und der Kanal muss bereits seine Standard-Support-Adresse haben. QrX gibt dem Postfach eine eigene Eingangsadresse, an die Kunden schreiben können. Sie können sie aus der Tabelle kopieren, und sie lässt sich nicht ändern. Ein Postfach kann deaktiviert werden: Es empfängt dann keine neuen E-Mails mehr, seine Konversationen bleiben.
Ihre eigene Adresse. Ein Administrator kann Ihnen ein persönliches Postfach geben: Klicken Sie unter Postfächer auf Postfach hinzufügen und wählen Sie Ihren Namen bei Persönliches Postfach von, zum Beispiel [email protected]. Nur Sie können damit senden und nur Sie sehen es in der Liste Von. Wenn Sie eines haben, ist es bei jedem Klick auf Nachricht standardmäßig ausgewählt, und Personen, die dorthin schreiben, werden im CRM Ihre Personen. Die Adresse wird verwendet, sobald die Domain des Vertriebskanals verifiziert ist; bis dahin geht die E-Mail als „IHR NAME via QrX“ hinaus. Jede Person kann pro Vertriebskanal ein persönliches Postfach haben.
Wie ein unbekannter Absender zum Lead wird
Für jedes Postfach wählen Sie Was mit dem Absender geschieht:
Das CRM nicht verwenden: Konversationen bleiben nur im Nachrichtencenter.
Mit einer bestehenden Person verknüpfen: Ist die E-Mail-Adresse des Absenders schon eine Person in Ihrem CRM, wird die Konversation mit ihr verknüpft. Niemand Neues wird angelegt.
Person verknüpfen oder anlegen: wie oben, und ist der Absender unbekannt, wird aus der E-Mail eine neue Person angelegt, mit der Lebenszyklusphase, die Sie für neue Personen wählen (Lead, wenn Sie keine wählen), einem Inhaber gemäß Inhaber neuer Personen (Rotation über die Standardgruppe, Ein fester Benutzer oder Kein Inhaber) und der Quelle eingehende E-Mail. Gehört die Domain des Absenders zu einem Ihrer Unternehmen, wird die Person mit diesem Unternehmen verknüpft.
Person und Deal verknüpfen oder anlegen: wie oben, und die Konversation wird dem offenen Deal der Person in der gewählten Pipeline zugeordnet, oder in der ersten Phase wird ein neuer Deal eröffnet. Das braucht einen Tarif mit Deals.
Dieselbe Auswahl gibt es für die Standard-Support-Adresse jedes Vertriebskanals oben auf der Seite Postfächer unter Standard-Supportadresse. Ein Kanal ohne Auswahl verknüpft nur bestehende Personen. Eine neue Person wird nicht angelegt, wenn das Personenlimit Ihres Tarifs erreicht ist oder wenn die Person mit der Sperroption gelöscht wurde. Die Konversation selbst geht in diesen Fällen nie verloren.
An viele Personen senden (Massen-Outreach)
Haken Sie in der Personenliste Personen an oder nutzen Sie Alle geladenen Zeilen auswählen und Alle N passenden auswählen.
Klicken Sie in der Leiste auf Nachricht senden. Das Fenster Eine Nachricht an viele Personen senden öffnet sich mit Von, An (die Zahl der Personen), Betreff und Nachricht. Die Zeile „N von M heute gesendet“ zeigt Ihr Tageslimit.
Klicken Sie auf Versand starten. Nachrichten gehen in kleinen Stapeln hinaus, solange das Fenster offen ist, mit einer Fortschrittsanzeige. Sie können Pausieren, Fortsetzen oder Versand abbrechen. Personen, die die Nachricht schon erhalten haben, behalten sie.
Das Schließen des Fensters pausiert den Versand. Ein Streifen über der Personenliste sagt „Ein Nachrichtenversand ist unvollständig“ und bietet Versand fortsetzen an. Nur die Person, die den Versand gestartet hat, oder ein Benutzer mit CRM-Einstellungen verwalten kann ihn fortsetzen. Ein Versand umfasst höchstens 5.000 Personen.
Nicht erreichte Personen listet auf, wer übersprungen wurde und warum: Keine E-Mail-Adresse, Abgemeldet oder nicht zustellbar, Kontakt archiviert, Vom Nachrichtencenter abgelehnt oder Person existiert nicht mehr.
Tageslimit
Massen-Outreach ist pro Tag nach Tarif begrenzt: Free 0, Starter 50, Team 200, Business 1.000, Enterprise unbegrenzt. Die Zählung umfasst Konversationen, die seit Mitternacht UTC durch Massenversand eröffnet wurden. Einzelne Nachrichten aus dem Editor werden nicht gezählt. Ist das Limit erreicht, sagt die Meldung „Tageslimit für den Versand erreicht“, und die übrigen Personen bleiben in der Warteschlange. Der Versand kann am nächsten Tag oder mit einem höheren Tarif weitergehen.
Textnachrichten (SMS und WhatsApp)
Das CRM sendet nur E-Mails. SMS und WhatsApp gehören zum Nachrichtencenter und funktionieren nur innerhalb einer Konversation, die zu einer Bestellung gehört, für einen Kunden, der bestellt hat. Nur Personen mit einer Bestellkonversation können also per Text angeschrieben werden, alle anderen, etwa ein Lead, der nie bestellt hat, sind nur per E-Mail erreichbar. Auf der Personenseite zeigt die Karte Verknüpfter Shopper die Einwilligung für SMS und WhatsApp (Erlaubt, Abgemeldet, Angemeldet oder Noch keine Antwort).
Häufige Probleme
Die Schaltfläche Nachricht ist ausgegraut. Die Person hat keine E-Mail-Adresse, oder Ihnen fehlt eine Berechtigung. Fahren Sie mit der Maus über die Schaltfläche.
Es ist noch keine Support-Adresse eingerichtet. Bitten Sie einen Administrator, in den Einstellungen des Nachrichtencenters ein Postfach einzurichten.
Dieses Postfach existiert nicht mehr. Wählen Sie unter Von einen anderen Absender.
Dieser Kontakt hat sich abgemeldet oder die Adresse ist nicht zustellbar. An ihn kann keine E-Mail gesendet werden.
Das Nachrichtencenter hat diese Nachricht nicht akzeptiert. Die Meldung nennt den Grund. Wurde die Konversation angelegt, zeigt sie Konversation öffnen.
Massennachrichten sind für Ihr Konto noch nicht aktiviert. Wenden Sie sich an den QrX-Support.
Nur die Person, die diesen Versand gestartet hat, kann ihn fortsetzen. Fragen Sie diese Person oder einen Benutzer mit CRM-Einstellungen verwalten.
Ein neuer Absender wurde nicht zum Lead. Prüfen Sie die Postfacheinstellung Was mit dem Absender geschieht, das Personenlimit Ihres Tarifs und ob die Konversation über die Eingangsadresse des Postfachs angekommen ist.
Bleibt ein Problem bestehen, wenden Sie sich an den QrX-Support und sagen Sie, um welche Nachricht oder welches Postfach es geht.